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Services Dématérialisation 2017-08-04T08:16:44+00:00

A la recherche d’un consultant en dématérialisation des documents ?

Avec la dématérialisation, la question n’est pas si, mais quand. Il est en effet aujourd’hui évident que l’âge du papier est révolu, numériser tous les documents qui peuvent l’être sera obligatoire plus vite qu’on ne le pense.

Cependant, transformer sa salle d’archive en un fichier numérique inquiète souvent tous ceux qui sont habitués au papier. Pourtant, cela fait bien longtemps que la signature électronique est légale en France. Mon rôle est justement de vous rassurer et de vous accompagner dans cette nouvelle démarche.

Ce que je peux faire pour vous comme consultant en dématérialisation :

Dématérialisation des documents internes

Facturation, archives, vous signez tous types de documents et facilitez ainsi la vie de votre structure. Votre Workflow est simplifié grâce à la signature interne, plus besoin d’une salle d’archive que vous pouvez recycler en ce que bon vous semble. C’est simple, tout ce que vous imprimez et archivez peut être numérisé

Dématérialisation des Process Commerciaux

Devis, Bon à tirer, mandat SEPA, commandes, souscription de contrats… Fini d’envoyer chaque pièce à vos clients et d’attendre des jours leur retour. Plus rapide que le fax et plus sécurisé, vous pouvez faire signer n’importe quel document de vente en un instant grâce à la signature électronique. Disponible sur PC, mais aussi smartphone et tablette, vos clients peuvent signer dans l’instant.

Mise en place du coffre Fort électronique

Si vos documents n’ont plus besoins d’être stockés physiquement dans une pièce, ils doivent cependant rester accessibles en regard de la législation en vigueur. Je vous accompagne dans la mise en place de solutions sécurisées

Les bénéfices de la dématérialisation :

1) Réduction des coûts

C’est le premier avantage, et le plus évident de tous, numériser un document et le signer électroniquement coûte moins cher que de l’imprimer et le stocker. On gagne en place et on diminue donc les besoins en matériel. Bref, votre document signé numériquement à la même valeur qu’un document signé à la main. Au revoir papiers, enveloppes et timbres ! Sans parler des coûts d’impression et du temps de la personne en charge. Ne pourrait’elle pas accomplir des tâches plus utiles ? A terme, dématérialiser c’est la possibilité de se passer d’enseigne physique !

2) Accélération des délais

Comme vu au dessus, la dématérialisation est avant tout un gain d’espace, mais elle est aussi et surtout un gain de temps ! Dans chaque entreprise on trouve aujourd’hui des personnes payées à accomplir des tâches rébarbatives qui ne sont enrichissantes pour personne, ces salariés ne serait il pas plus efficace à la réalisation de tâches vraiment utiles ? Avec l’avènement du Web et du tout, tout de suite, les marchés sont devenus ultra concurrentiels. Etre plus rapide que les autres, savoir faire preuve de la meilleure réactivité c’est signer plus de contrats. Aussi simple que ça. La dématérialisation permet d’accélérer les processus interne de l’entreprise mais aussi de réduire le temps de traitement des informations et ainsi améliorer la relation client.

3) Amélioration du suivi

Il est bien plus facile de suivre ses documents une fois ceux ci dématérialisés ! On peut en effet savoir à tout instant ou ils se trouvent, les consulter, savoir s’ils ont été lu, par qui et si ils ont été signés. Et pour prendre connaissance du cycle de vie complet du document un seul clique suffit ! Cerise sur le gateau, la signature électronique assure aujourd’hui la meilleure traçabilité pour vos documents, le meilleur moyen d’assurer l’intégrité de vos contenus et de prévenir les erreurs ou encore toute tentative de fraude.

4) L’impact écologique – Soutien au développement durable

La question environnementale est partout aujourd’hui et ses enjeux ne concernent plus seulement les grandes entreprises industrielles mais nous tous. Les entreprises de toutes tailles se lancent dans une réflexion écologique et c’est tant mieux. Cela commence par la volonté de réduire son emprunte carbone et sa consommation de papier. En effet, la production de papier est une des principales raisons de la déforestation. En adoptant la signature électronique, vous bénéficiez d’un argument marketing majeur en devenant une entreprise verte.

Quelques cas concret d’utilisation de la signature électronique :

Signature de devis :

Vos commerciaux peuvent faire signer leurs devis en un instant et en tout lieu. Les commerciaux sédentaires n’auront plus à utiliser le fax, un seul clic et un email automatique contenant le devis à signer est envoyé. Les commerciaux itinérants peuvent établir le devis sur leur tablette ou smartphone et le faire signer instantanément en rendez vous, le closing des affaires est tout de suite facilité !

Signature un contrat :

Très utiles dans le domaine des assurances : dématérialiser le contrat grâce à la signature électronique. Signer en ligne évite à l’utilisateur de devoir imprimer un contrat et le renvoyer par courrier ensuite !